SALUDO Y PRESENTACIÓN

 Aún cuando puede considerar se de lo más común introducir a una persona con otra, pasar por alto los detalles puede poner en evidencia la ignorancia de las normas que rigen esa acción.

Reglas de cortesía para hacer los saludos y las presentaciones en la empresa

Protocolo empresarial. Normas de comportamiento para los ejecutivos de la empresa

Aún cuando el primer contacto pueda hacerse por vía telefónica, el protocolo señala que en todos los casos deba enviarse, de manera posterior, la solicitud por escrito para formalizar el compromiso. En la actualidad es común hacer llegar los escritos por fax para ganar tiempo, más se considera una falta seria omitir el envío posterior del original del escrito por mensajero o por vía postal, certificado con acuse de recibo. En numerosas ocasiones los altos mandos empresariales, especialmente los de origen europeo y oriental, no consideran valiosa una solicitud de entrevista que no se confirme formalmente. Desde luego lo conveniente para asegurar el éxito de la gestión es hacer la solicitud con la suficiente antelación, darle seguimiento hasta lograr la respuesta definitiva y confirmar pocos días antes.

En las empresas el trato es con los encargados de relaciones públicas, y en el sector gubernamental con el secretario particular del funcionario en cuestión. (21) Si la comunicación es directa con la persona, el trato debe ser muy cortés y respetuoso, nunca tutearlo ni dirigirse por su nombre de pila a menos que la persona así lo indique; el tratamiento es de "señora", "señor" o aludiendo a su profesión; en el caso de que se haya planeado una presentación con material debe anunciarse al concertar la cita para que le asignen un sitio especial para hacerla.

En la entrevista es imprescindible causar una buena impresión inicial. Huelga decir que la amabilidad y la proyección de una buena imagen decidirán el éxito de la gestión. La cortesía debe prevalecer en todo momento aun cuando se presenten situaciones que nos puedan molestar. Al llegar a la oficina (de preferencia minutos antes de la hora señalada), es importante saludar con mucha amabilidad a la secretaria del visitado, que puede ser una aliada o una enemiga posterior. Después del saludo, la entrega de la tarjeta profesional inicia el contacto. No es buena táctica entablar conversación con la secretaría si ella está trabajando, ni tampoco pedirle algún servido o tratar de usar el teléfono, ya que debemos respetar su tiempo.

Mientras se espera, la serenidad, la paciencia y la prudencia deben prevalecer. Si pasan 20 minutos y no se es recibido, se inquiere con la secretaría sobre el particular y si el visitado tiene algún problema. En este caso se debe poner en la balanza si la importancia de la entrevista amerita la espera y, en caso contrario, es mejor concertar nueva fecha y retirarse. (22) Al ser recibido se debe saludar con una sonrisa y dar la mano con efusión viendo a los ojos, se debe permanecer de pie en espera de la indicación de sentarse, y al ocurrir ésta se dan las gracias; si no se indica nada, se espera a que el anfitrión tome asiento y se ocupa el lugar frente a la persona. Se debe iniciar con una presentación breve del objetivo de la visita y, una vez más, dejar hablar al anfitrión y escucharlo con atención e interés, tomando notas de lo que señala, que es un detalle simple que ejerce una impresión favorable en la otra persona, pues es signo de interés en sus concepciones o sugerencias y le hace sentirse importante y comprendido. Los comentarios que se hagan deben ser breves, claros y concisos, pero tratando de dejar establecida una buena comunicación con el interlocutor. Terminada la entrevista la despedida va acompañada del agradecimiento del tiempo concedido, la entrega de la tarjeta profesional, el saludo manual viendo a los ojos y la expresión sobre la perspectiva de un posterior contacto. Al salir se debe volver a agradecer a la secretaria su atención.